离职书面通知是员工在正式离职前向用人单位提交的正式文件，是劳动关系终止的重要法律依据。其内容涉及离职原因、工作交接、薪资结算、工作年限计算等关键信息，具有法律效力和实际操作意义。在现代职场中，离职书面通知的规范性直接影响到员工与用人单位之间的法律关系，也关系到员工的合法权益和用人单位的管理效率。
也是因为这些，撰写一份规范、清晰、合法的离职书面通知，是每一位员工和用人单位都应高度重视的重要环节。本文将从离职书面通知的撰写原则、内容结构、注意事项等方面进行详细阐述，帮助读者更好地理解如何规范地撰写此类文件。 离职书面通知的撰写原则 离职书面通知是员工与用人单位之间法律关系终止的重要文件，其撰写需遵循以下原则： 1.合法性原则 离职书面通知必须符合国家法律法规，不能存在任何违法或违规内容。
例如，不能在通知中暗示或暗示员工存在违反劳动纪律的行为，也不能在通知中要求员工承担不应由其承担的法律责任。 2.明确性原则 通知内容必须明确、具体，避免模糊表述。
例如，通知中应明确说明员工离职的原因、时间、地点、方式等，以避免后续产生争议。 3.规范性原则 通知的格式、语言需符合规范，避免使用不规范的用语或格式。
例如，应使用正式、简洁的语言，避免使用口语化或带有个人情感色彩的表达。 4.完整性原则 离职书面通知应包含必要的信息，如员工姓名、身份证号、入职时间、离职时间、岗位、薪资、工作交接安排、离职原因等，确保通知内容完整，便于用人单位核实。 离职书面通知的结构与内容 离职书面通知的结构通常包括以下几个部分： 1.标题 通常为“离职书面通知”或“关于离职的正式通知”。 2.发文字号 一般为“××公司〔202X〕×号”，用于标识通知的编号。 3.发文字日期 通常为“××年××月××日”。 4.主送单位 明确通知的接收对象，如“××公司人力资源部”或“××公司”。 5.正文 正文部分应包括以下内容： - 离职原因 明确说明员工离职的原因，例如“因个人原因”、“因工作安排调整”、“因公司结构调整”等。应避免使用模糊表述，确保理由清晰。 - 离职时间 明确说明员工离职的具体时间，例如“自××年××月××日起，不再履行劳动合同”。 - 工作交接 明确说明员工需完成的工作交接事项，如交接工作资料、设备、钥匙、文件等，确保用人单位能够顺利接手工作。 - 薪资结算 明确说明员工离职前的薪资结算方式，如“工资结算至××年××月××日”，并注明是否包含加班费、奖金等。 - 其他事项 可包括员工的个人事项、工作表现评价、公司对员工的感谢等，以体现尊重和礼貌。 6.落款 通常包括发文字号、发文字日期、发件人姓名、职位、单位等。 离职书面通知的注意事项 撰写离职书面通知时，应注意以下几点： 1.避免使用模糊语言 如“因个人原因离职”、“因工作安排调整”等表述，应具体说明原因，例如“因个人原因离职，无法继续履行劳动合同”。 2.明确离职时间 离职时间应具体到年、月、日，避免使用“近期”、“马上”等模糊表述。 3.注意工作交接的完整性 离职书面通知中应明确工作交接的范围和内容，确保用人单位能够顺利接手工作，避免因交接不完整导致的后续问题。 4.注意薪资结算的准确性 离职书面通知中应明确薪资结算的时间、金额及支付方式，避免因薪资结算问题产生纠纷。 5.注意格式规范 离职书面通知应使用正式的格式，如公司信头、发文字号、日期等，避免使用随意的格式。 6.注意保密义务 离职书面通知中应明确员工对工作内容、公司机密等保密义务，避免因泄密造成损失。 离职书面通知的撰写示例 以下是一份离职书面通知的示例，供参考： > ××公司〔2024〕×号 > 关于员工张某离职的正式通知 > ××年××月××日 > ××公司人力资源部： > > 本人张某，身份证号×××××××××××××××××，于××年××月××日入职××公司，担任××岗位，工作期间表现良好，深受公司认可。 > > 由于个人原因，本人决定于××年××月××日起不再履行劳动合同，特此通知。 > > 本人将在××年××月××日前完成工作交接，包括但不限于： > - 工作资料的整理与归档； > - 工作设备的归还； > - 工作流程的交接； > - 与同事的沟通协调等。 > > 本人离职前的薪资共计××元，已结算至××年××月××日，剩余部分将在××年××月××日一次性支付。 > > 本人承诺在离职后，将严格遵守公司保密制度，不得泄露公司机密信息。 > > 请公司予以妥善处理，感谢公司一直以来的支持与培养。 > > 此致 > 敬礼！ > > ××公司人力资源部 > ××年××月××日 > ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××