档案作为历史信息的重要载体，其完整性和可追溯性对于社会管理、法律执行、政策制定等方面具有重要意义。
随着信息化时代的推进，档案管理的数字化和电子化成为必然趋势。在实际操作中，仍存在一些档案因保管不善、技术故障、管理疏漏等原因而成为“死档”，即无法正常调阅或使用。
也是因为这些，激活“死档”不仅关乎档案的利用效率，也关系到信息资源的有效配置和公共治理的透明度。本文从档案管理的现状出发，结合实际案例，探讨如何科学、系统地激活“死档”，以实现档案价值的最大化。 一、档案成为死档的现状与成因 档案成为“死档”通常是指其在档案管理系统中无法被检索或调阅，或因技术、管理、法律等原因无法正常发挥作用。这种现象在各类档案馆、机关单位、企业等机构中均存在，尤其在档案数字化率较低、信息化建设滞后的情况下更为突出。 成因主要体现在以下几个方面： 1.档案管理不规范 档案的归档、分类、保管等环节存在疏漏，导致档案信息碎片化、丢失或被错误归类，从而无法被有效调阅。 2.技术障碍 档案数字化程度低，依赖纸质档案，导致检索效率低下，无法满足现代信息需求。 3.制度与流程缺陷 档案管理缺乏统一标准和规范，导致档案调阅流程复杂、权限不清，影响档案的可访问性。 4.人员素质与意识不足 档案管理人员缺乏专业知识和技能，导致档案的维护、修复和调阅工作不到位。 5.外部环境影响 档案存储环境不适宜，如温湿度控制不当、存储介质损坏等，导致档案受损或无法使用。 这些因素共同作用，使部分档案成为“死档”，限制了其在实际应用中的价值。 二、激活“死档”的必要性 在信息化时代，档案不仅是历史的见证，更是决策支持、社会治理和公共服务的重要依据。当档案成为“死档”时，其价值将被严重低估，影响政府决策的科学性、社会管理的效率性以及公众信息的可获取性。 激活“死档”具有以下几个重要意义： 1.提升档案利用效率 激活“死档”有助于提高档案的可访问性，使公众、政府机构、企业等能够更便捷地获取所需信息。 2.促进档案资源的合理配置 通过激活“死档”，可以优化档案资源的使用结构，避免资源浪费，实现档案价值的最大化。 3.增强档案管理的科学性 激活“死档”需要系统性的档案管理机制，有助于推动档案管理从经验型向制度型转变。 4.推动档案信息化建设 激活“死档”是档案数字化建设的重要环节，是实现档案资源开放共享的基础。 5.维护社会公平与透明 激活“死档”有助于保障公众知情权，提升社会透明度，促进政府公信力的提升。 三、激活“死档”的具体措施 激活“死档”需要从档案管理、技术手段、制度建设、人员培训等多个层面入手，采取系统性、科学性的措施。 1.完善档案管理制度 建立健全档案管理制度，明确档案的归档、分类、保管、调阅、销毁等流程，确保档案管理规范有序。 2.推动档案数字化建设 采用数字技术对纸质档案进行扫描、OCR识别、数据建模等，实现档案的电子化存储和管理，提高档案的可检索性。 3.优化档案调阅流程 建立标准化的档案调阅流程，明确调阅权限和使用规则，确保档案调阅的便捷性和安全性。 4.加强档案管理人员培训 定期开展档案管理培训，提升档案管理人员的专业素养和操作技能，使其能够熟练使用档案管理系统。 5.建立档案信息共享机制 鼓励档案馆与政府、企业、科研机构等建立信息共享机制，实现档案资源的互联互通，提升档案利用效率。 6.加强档案保护与修复 对受损档案进行修复和保护，确保其完整性和可读性，避免因档案损坏而成为“死档”。 7.引入技术手段辅助管理 利用大数据、人工智能等技术，对档案进行智能分类、检索和分析，提高档案管理的智能化水平。 四、案例分析：某市档案馆的“死档”激活实践 某市档案馆在档案管理过程中，曾出现大量档案因保管不善、技术故障和管理疏漏而成为“死档”。为激活这些档案，该馆采取了一系列措施： - 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案库，实现档案的远程调阅。 - 分类与归档：对档案进行科学分类，建立电子档案目录，提高档案的可检索性。 - 人员培训：组织档案管理人员参加专业培训，提升其档案管理能力和技术应用水平。 - 制度完善：制定档案管理制度，明确档案调阅流程和权限，确保档案管理的规范化。 通过这些措施，该市档案馆成功激活了大量“死档”，实现了档案资源的高效利用，提升了档案管理的科学性和透明度。 五、在以后展望与建议 随着信息技术的发展，档案管理将更加智能化、数字化。在以后，激活“死档”需要进一步加强以下方面： 1.推动档案管理的标准化与规范化，确保档案管理的统一性和一致性。 2.加大档案数字化投入，提升档案资源的可访问性和可利用性。 3.加强档案管理队伍建设，培养高素质的档案管理人员，提升档案管理的科学性和专业性。 4.构建档案信息共享平台，实现档案资源的互联互通，提升档案利用效率。 5.完善档案法律法规，明确档案管理的法律责任，确保档案管理的合法性和规范性。 通过以上措施，可以有效提升档案管理的水平，激活“死档”，充分发挥档案在社会管理、政策制定和公共服务中的重要作用。 六、归结起来说 激活“死档”是档案管理现代化的重要环节，关系到档案资源的合理利用和信息社会的高效运行。在实际操作中，需要从制度、技术、管理、人员等多个方面入手，采取系统性措施，推动档案管理的科学化、规范化和信息化。只有这样，才能实现档案价值的最大化，为社会的发展提供有力支持。